Vielen Verwaltern fehlt es an Erfahrung bei der Betreuung von Gewerbeflächen. Weil der Gewerbesektor in mancherlei Hinsicht anders funktioniert als die Wohnraumvermietung, können schnell Fehler unterlaufen. Was sind typische Irrtümer und Fehlentscheidungen und wie sind sie vermeidbar?
Viele Verwalter wiegen sich in Sicherheit, wenn sie Standardverträge für ihre Gewerbevermietung kaufen oder sich aus dem Internet runterladen. Dabei übersehen sie zwei Dinge: Im Gegensatz zur Wohnraumvermietung, die bekanntlich stark reguliert ist und für die ein Mustervertrag häufig eine gute Wahl darstellt, herrscht bei der Vermietung von Büroräumen, Lager- oder Ladenflächen weitgehend Vertragsfreiheit. Beide Vertragspartner können umfangreiche Absprachen treffen. So können beispielsweise zusätzliche Nebenkosten auf den Gewerbemieter übertragen werden. Daraus folgt, dass es mit einem rasch ausgefüllten Mustervertrag nicht getan ist, sondern fast immer weitreichende Details zu fixieren sind. Ansonsten stellt sich der Vermieter, vertreten durch seinen Verwalter, gegenüber dem Gewerbemieter schlechter dar als nötig. Ungenaue Formulierungen, etwa bei der Mietflächengröße, oder mündliche Zusatzvereinbarungen führen schlimmstenfalls dazu, dass der Gewerbevertrag vorzeitig gekündigt werden kann.
Welche Flächenberechnung wird zugrunde gelegt?
Bei der Wohnraumvermietung wird bei der Wohnflächenangabe auf die Wohnflächenverordnung zurückgegriffen. Bei Gewerbeflächen sind zwei Berechnungsmethoden verbreitet: Einerseits die Methode der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. (gif) sowie andererseits die DIN 277. Im Mietvertrag sollte die verwendete Methode genannt sein. Bei Angaben zur Gewerbefläche sind zumeist nicht nur die Hauptflächen zu berücksichtigen wie der Verkaufsraum. Zusätzlich müssen Nebenflächen wie Lagerräumen oder Bereiche, die andere Gewerbemieter mitnutzen (Flure, Foyer, Treppenhäuser), berücksichtigt werden. Diese sollten anteilig, teils mit einer reduzierten Quadratmetermiete, im Gewerbemietvertrag aufgelistet werden.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) gilt die Regel, dass es sich bei einer Abweichung zwischen angegebener und tatsächlicher Mietfläche um mehr als zehn Prozent um einen Mangel handelt. Dieser berechtigt zur Mietminderung.
In den Gewerbemietvertrag sollten zudem Vereinbarungen hinsichtlich anstehender Genehmigungen getroffen werden und wer sich um diese kümmert – der Verwalter oder der neue Nutzer. Zieht in eine bisherige Bürofläche eine Arztpraxis ein, so ist dies eine Nutzungsänderung, die zu genehmigen ist. Benötigt der Arzt zum Beispiel schwere Geräte, etwa für die Computertomografie, muss überdies vorab die Traglast der Decken überprüft werden.
Mietereinbauten und ihr Rückbau
In diesem Zusammenhang ist auch auf Abmachungen hinsichtlich der Mietereinbauten einzugehen. Welche Einbauten sind nötig und bedürfen diese einer vorherigen Genehmigung? Soll ein ehemaliges Ladenlokal künftig beispielsweise gastronomisch genutzt werden, so sind hierfür besondere bauliche Vorkehrungen zu treffen, was die Küchenausstattung, die Zahl der Gästetoiletten angeht etc. Daher sollte klar fixiert werden, dass der Mieter solche Einbauten bei seinem Auszug wieder ausbaut (Rückbau-Verpflichtung). Bei der Übergabe der Mietsache sollte genau dokumentiert werden, was verändert und welche Einbauten vorgenommen wurden, optimalerweise mit Fotos oder einem Video.
Vereinbarungen zum Konkurrenzschutz
Auch Vereinbarungen zum Konkurrenzschutz sollten unter Umständen Mietvertragsbestandteil werden. Sehr verbreitet sind solche Klauseln in Ärztehäusern oder Einkaufszenten, aber auch in anderen Gebäuden sind sie sinnvoll. Damit wird unterbunden, dass mehrere Ärztinnen und Ärzte gleicher Fachgebiete im Haus sind. Ist in einem Objekt bereits eine Steuerrechtsanwältin tätig, kann ebenfalls fixiert werden, dass keine weitere Kanzlei dieser Spezialisierung einzieht. Enthält der Vertrag keine Regelungen zum Konkurrenzschutz, so gilt nach der Rechtsprechung jedenfalls ein sogenannter immanenter Konkurrenzenzschutz zugunsten des Mieters. Ratsam ist es deshalb, den Schutz und wie umfassend dieser auszulegen ist, möglichst präzise mietvertraglich zu vereinbaren.
Eine Falle, in die viele Verwalter und Gewerbemieter tappen, ist das Schriftformerfordernis gemäß § 550 BGB. Es besagt, dass wichtige Vertragsbestandteile und ihre Anpassungen immer schriftlich erfolgen und sich klar auf den laufenden Mietvertrag beziehen müssen. Darunter fallen etwa Mietvertragsverlängerungen, die Ausweitung oder Reduzierung der angemieteten Räumlichkeiten, Mieterhöhungen oder – wie während der Corona-Lockdowns vielfach geschehen – vorläufige Mietreduktionen. Vor allem, wenn sich Verwalter und Gewerbemieter gut verstehen und lange vertrauensvoll zusammenarbeiten, mag es nahe liegen, Anpassungen mündlich zu treffen. Das sollten sie unterlassen. Bei Verstößen gegen die Schriftform wird der Gewerbemietvertrag so behandelt als wäre er auf unbestimmte Zeit geschlossen. Somit ist er gemäß den gesetzlichen Fristen vorzeitig kündbar.
Manche Mietverträge enthalten sog. Schriftformheilungsklauseln, die besagen, dass Schriftformverstöße zu einem späteren Zeitpunkt korrigiert werden können. Der BGH hat solche Vereinbarungen in einem Urteil von 2017 jedoch für nichtig erklärt.
Die richtige Person muss unterschreiben
Bei den Nebenkosten können – über die in der Betriebskostenverordnung enthaltenen Kosten hinaus – gewerblichen Vermietern zusätzliche Ausgaben übertragen werden. Das sind beispielsweise Kosten für Sicherheitsfirmen oder Verwaltungskosten. Diese müssen allerdings im Mietvertrag aufgeführt werden.
Verwalter sollten zudem bedenken, dass die richtige Person, also ein berechtigter Unternehmensvertreter den Gewerbemietvertrag signiert. Was banal klingt, ist es mitnichten: Eine Erbengemeinschaft etwa ist nicht rechtsfähig. In dem Fall müssen alle Erben benannt werden und den Vertrag signieren. Mietet eine Person als Vorstand einer Firma Büroräume an, dann muss er mit „in Vertretung“ (i.V.) unterschreiben.
Wenig Gedanken müssen sich Verwalter um die Vereinbarung von Schönheitsreparaturen machen. Die zahlreichen Neuregelungen, die qua Gerichtsentscheid in den zurückliegenden Jahren in die Wohnungsmietverträge Eingang fanden, gelten so auch für Gewerbeflächen. Der BGH hat die Regeln fast immer 1:1 auf den gewerblichen Mietsektor übertragen.
von Rechtsanwalt Kai-Peter Breiholdt,
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
Breiholdt Rechtsanwälte, Berlin