Gar nicht so selten kommt es vor, dass der Verwalter in einer Eigentümerversammlung ganz alleine da sitzt, weil einige Eigentümer ihm Vollmacht erteilt haben und die anderen einfach nicht gekommen sind. Was dann? Mission Impossible IV – Das Phantom Protokoll?
Über die in einer Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll anzufertigen – das Gesetz spricht in § 24 Abs. 6 WEG herrlich altmodisch von einer „Niederschrift“. Dort heißt es weiter: „Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben“.
Der Sinn der Unterschrift ist es, die Richtigkeit des Inhalts zu gewährleisten. Gültigkeitsvoraussetzung für die Beschlüsse sind die Unterschriften nicht. Etwas anderes gilt nur, wenn die Gemeinschaftsordnung das vorsieht (siehe zu dieser „qualifizierten Protokollierungsklausel hier). Deshalb kann die Unterschrift nachgeholt werden, aber es kann nur unterschreiben, wer in der Versammlung anwesend war. Der Verwalter kann also nicht nachträglich einen Eigentümer fragen.
Muss er auch nicht: Wenn sonst keiner da ist und der Verwalter genügend Vollmachten hat (damit er überhaupt die Versammlung durchführen kann) lässt die Rechtsprechung zu, dass er das Protokoll als Versammlungsleiter und zugleich in Vertretung für die Eigentümer unterzeichnet.
Das gleiche gilt sogar, wenn in der Gemeinschaftsordnung eine so genannte „qualifizierte Protokollierungsklausel“ enthalten ist. In diesen Fällen ist zur Gültigkeit eines Beschlusses dessen Protokollierung erforderlich, und das Protokoll muss zudem von einem oder mehreren von der Eigentümerversammlung bestimmten Wohnungseigentümern unterschrieben werden. Wenn der Verwalter alleine anwesend ist reicht es auch aus, wenn er alleine unterschreibt – jedenfalls wenn er Mehrheitseigentümer ist. Der Verwalter braucht also keine Hilfe von Ethan Hunt.
von Rechtsanwalt Johannes Hofele,
Fachanwalt für Steuerrecht
Breiholdt Rechtsanwälte